誰かと話す時、相談を聞くときに、その内容が「場」や「方法」に影響されていくことを知っていますか？
他の人が見聞きできる環境なのか、雑踏の中なのか、静かな個室なのか、電話なのか。そういった要素を本記事では「環境」と表現します。
この環境により人の心は影響を受け、話す内容にも変化が生じます。
誰と何の話をするのか。それだけではなく、今回はどんな環境で話をするのかに焦点を当てて解説していきます。職場で活用することを推奨する知識です。
一緒に聞き上手・相談上手を目指して、環境の重要性を深掘りしていきましょう。
結論：どのような場面でも、相手に合わせることが重要
人との会話・相談はいつ始まるのか、明確な約束が無い限りわかりません。移動中や食事中、不意に出会った時など、突然に相談を持ち掛けられることもあります。
特に仕事・ビジネスに関連する相談を同僚や取引先などから受ける時はそうですよね。
単なる雑談ならば良いですが、相談を含む内容だった場合はどうしましょう。こちらにとって、又は相手にとって、今その場で話して良いと言える内容で話が完結するかがわかりません。
ですが、結論は“どんな場面でも相手に合わせること”です。
いづれの場面でも、相談場合に重要なことは、相手に安心感を持ってもらうこと。同時に、集中して話が出来る環境を整えることになります。
周囲の人に聞かれる可能性があれば、自然に会話の内容は制限されます。相手がそれでよいと思っていても、相談を受けるあなたが遠慮なく話を聞ける環境かどうかも重要ですよね。
ここで結論とした相手に合わせることとは、相手に今の環境で話していいのか、どこまでどんな話をするのか、そして対応する自分にとってどんな制限があるのかを事前に確認することから始めます。
その結果、相談する環境が良くないと感じれば、場所や時間を改めることも必要でしょう。
ここからは、それぞれ想定される場所や方法について、どんなメリット・デメリットが考えられるのかを解説していきます。
個室などのプライバシーが守られた部屋で相談する場合
まずは、最もメリットが多い環境である、個室などのプライバシーが守られた部屋について解説します。
話をするには個室がいい、それは当たり前だと感じる人は多いでしょう。しかし、個室のメリット・デメリットを深く説明できる人は少ないのではないでしょうか？
これを知り、ビジネスでの相談を持ち掛けられたときに活用しましょう。きっと円滑なコミュニケーションに一役買ってくれます。
メリット①：人に聞かれる心配がほぼない
まず個室であれば、他人に聞かれる心配はほぼなくなるでしょう。
誰かに聞かれたくない悩み相談、ビジネス相談であれば、プライバシーが守られることはとても重要です。
メリット②：集中して話すことが出来る
人に聞かれる心配がない。これは同時に、他人の音や動きが周囲から無くなることになります。
人が集中して話すときに、周囲に気が散らないことは大きなメリットです。
メリット③相談するための場所に来る＝相談の動機が明らかになる
もし相談すること自体を目的に個室へ入った場合。互いに話をすることになった動機や意欲について確認しやすくなります。
会話において目的意識が明確である場合には、スムーズに進行できる可能性が高まります。
デメリット①：その場から立ち去りにくい
個室もいいことばかりではありません。
もし会話に圧迫感や不快感を感じてしまった場合、中断することや、その場から離れることも選択肢です。しかし、個室であった場合には出ていくための理由が必要になる。つまり、成果を上げる前に終了することが互いに難しくなります。
デメリット②：事前に予定しなければ場所が確保しにくい
また、個室はいつでもすぐに利用できる環境とは限りません。
本記事で解説していることが、ビジネス場面で重要だと認識しながら作られたオフィスなどは、きっと環境が整っているでしょう。しかし、そうではない職場なども多いのが現実です。
生活場面で相談する場合
会話や相談場面を想定した時に、相手の生活場面で行われることもあります。
前述の個室などは、いわば非日常的な環境です。対して生活場面は、学校や個室を除く常に過ごす職場のスペース、家庭といった日常出来な場所を指します。
こういった場所ではプライバシー確保は難しいです。しかし、相手は自分のペースで話しやすくなるメリットがあります。また、相手が過ごす周辺環境も確認しながら話が出来ることもメリットです。
ちなみに、学校でよく行っている家庭訪問はこれに当たります。
生活の実態や生活への認識、家族関係、自宅の周辺環境の把握といったメリットがあるため、日本の教育現場では慣例的に行われています。
電話で相談する場合
電話で相談を受ける場面も想定して解説します。
コミュニケーションにおける、電話と対面の最大の違いは何でしょうか？
それは、双方の表情が見えないことです。これは非常に大きなデメリットになります。
相手の表情がわからない場合には、互いの感情が読み取れず、すれ違いを生んでしまうきっかけにもなります。深い話をする場合には、可能な限り電話は短時間で終了し、直接話す機会を作るようにしましょう。
どうしても電話で話す必要があるときには、どんな口調で話すか、声のトーンを高くするか低くするか、話すスピードが適切か、言語を操る技術が大切になります。
また、互いの周辺環境も見えません。プライバシーの問題も不透明になります。
どうしても電話なのか、電話でどこまで話したいのか、確認すると良いです。
ZOOMなどのオンラインで相談する場合
表情は互いに確認しつつ、対面ではない方法としてZOOMなどのオンラインコミュニケーションツールを活用する方法もあります。
場所にとらわれず、時間の約束があれば対応できるメリットもある手段です。
一般的な会話や、ビジネス場面における相談手段としては有効でしょう。
しかし、私のような相談専門職にとっては、過度な活用は禁物です。
相手の呼吸や全身の動きといった、本来重要となる様子が読み取れなくなること、適切な目線の使い方といった上級技術が使えません。もしあなたが、相談心理に関わる立場ならば注意しましょう。
メールやラインなどの相談は推奨しない
言葉ではなく、文字での相談を求められる場面も想定します。
しかし、こちらは避けることを勧めます。言葉、単語の理解を、互いに同じように出来ているのかが確認できません。
端的な報告・連絡・確認には便利ですが、相談にはまず不向きです。
その他、相談心理に影響する環境
他にも、会話や相談をする時に影響する環境はいくつかあります。
話す場所の広さ、明るさ、温度、互いの距離感、その場にある備品、内装など。それぞれの要素から人は少なからず影響を受けます。
これらは良し悪しの判断で決めることは難しく、人数や関係性など、様々な条件によって向き不向きがあります。
こういったことも影響することを認識しておければ良いでしょう。
まとめ
理想的な会話・相談をする場所や方法は、相手との元々の関係性、話す内容によっても変化します。一概に正解はありません。
相手が何を求めているのか、どんな場所で何を話したいと考えているのかをしっかり確認し、合わせていくことが良い人間関係を作るコツです。
今回お伝えした環境設定は、特にビジネス現場において、商談向きの環境、職場内の相談用スペース、会議用スペースなど、目的によって環境をどのように設定するべきかが変化します。
専門家の意見を聞きながら作ることが最も良い環境への近道です。問い合わせよりご連絡頂ければ、私も個別コーチングや相談対応が可能です。ご希望される場合には依頼をお願いします。
皆様の人生の1ページに、何かを残せたら幸いです。
